Jum’at (28/10) Kepala Bagian Umum RSUP Dr Sardjito, Tri Wahyu Yulianto, SE membuka Sosialisasi Tata Naskah Dinas dan Tata Kelola Arsip di Ruang Seminar, Gedung Administrasi Pusat RSUP Dr Sardjito. Kegiatan yang diikuti oleh civitas hospitalia perwakilan dari seluruh satuan kerja di lingkungan RSUP Dr Sardjito bertujuan untuk memberikan pengetahuan terkait dengan tata naskah dinas maupun tata kelola arsip sesuai dengan Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 1538 Tahun 2011 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Kesehatan RI dan Peraturan Menteri Pendayagunaan dan Aparatur Negara No. 22 Tahun 2008.
Kepala Sub Bagian Tata Usaha, Susilawati, SE memberikan paparan terkait petunjuk operasional tata naskah dinas meliputi kewenangan penandatanganan naskah dinas yang bersifat kebijakan/ keputusan/ arahan dan politisi oleh Direktur Utama sedangkan kewenangan terhadap naskah dinas yang bersifat teknis dapat ditandatangani oleh direktur lain sesuai dengan tugas pokok dan dan fungsinya. Selain itu, prinsip pembuatan surat juga turut disampikan, hal terkait aspek fisik dan informasi, bentuk dan susunan pengetikan, struktur serta kaidah bahasa yang benar sangatlah penting dalam suatu surat. Naskah dinas harus bersifat tepat dan akurat, singkat, padat, komunikatif, logis dan meyakinkan serta sesuai dengan kaidah yang berlaku.
“Bentuk naskah dinas di lingkungan RSUP Dr Sardjito terdiri dari 2 bentuk, yaitu naskah dinas dalam bahasa Indonesia dengan menggunakan bentuk setengah lurus atau setengah balok (semi block style) dan naskah dinas dalam bentuk Bahasa Inggris yang menggunakan bentuk lurus atau balok (block style). Setiap naskah memiliki spesifikasi yang berbeda sehingga kita harus memperhatikan struktur masing-masing naskah dinas.”
Menata arsip yang baik bukan sekedar membuat daftar arsip guna penemuan kembali arsip, namun juga mengolah arsip menjadi informasi yang mencerminkan keberadaan, tugas dan fungsi pencipta arsip sehingga dapat mengetahui peristiwa yang terjadi di masa lampau melalui arsip yang ada. Semakin meningkatnya kegiatan rumah sakit, maka akan meningkatkan pula volume penggunaan arsip. Ruang simpan arsip tidak mungkin menampung volume arsip yang semakin banyak apabila arsip tidak dikelola dengan baik dan benar sehingga masing-masing satuan kerja dihimbau agar dapat mengelola arsip secara dinamis (aktif dan inaktif) secara benar sesuai dengan kaidah manajemen kearsipan. Tak kalah menarik, Kepala Bagian Umum, Tri Wahyu Yulianto, SE menyampaikan materi terkait Tata Kelola Arsip di lingkungan RSUP Dr Sardjito. Dalam paparannya beliau menyampaikan bahwa saat ini, telah disusun suatu “Panduan Ringkas Tata Kelola Arsip di Lingkungan RSUP Dr Sardjito” yang merupakan salah satu upaya untuk mewujudkan tujuan kearsipan di lingkungan Kementerian kesehatan sebagaimana ditetapkan dalam Keputusan menteri Kesehatan Nomor 648/MENKES/SK/IX/2007 tentang Pedoman Tata Kearsipan Dinamis Kementerian Kesehatan.
Penataan arsip yang baik dan benar bertujuan untuk mengelola arsip inaktif dengan cara yang mudah dan sesuai dengan kaidah tata kelola arsip inaktif, menyelamatkan dan mengamankan arsip yang bernilai guna serta dapat menemukan arsip kembali dengan waktu yang cepat, tepat orang dan tepat arsip dengan biaya yang serendah mungkin. Selain pengelolaan arsip, pemusnahan arsip menjadi hal yang tidak kalah penting. Pemusnahan arsip seperti surat tugas, undangan dapat dikumpulkan menjadi laporan pemusnahan dengan melampirkan daftar arsip yang diusulkan kepada tim penghapusan arsip di RSUP Dr Sardjito. Selanjutnya, tim penghapusan akan melakukan survei terhadap arsip tersebut dan melakukan penilaian, jika sudah sesuai maka akan diusulkan kepada Kementerian Kesehatan. Kemenkes akan mengusulkan ke kantor Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Setelah mendapatkan persetujuan ANRI, Kemenkes akan menyampaikan persetujuan ke RSUP Dr Sardjito untuk dilaksanakan penghapusan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Adapun pemusnahan non arsip seperti formulir kosong, amplop, undangan dan duplikasi dilaksanakan di masing-masing Unit pengolah. Pemusnahan non Arsip di RSUP Dr Sardjito dapat dikelola oleh Bank Sampah dengan ketentuan pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dikenal lagi baik fisik maupun informasinya sesuai dengan SPO Bank Sampah yang berlaku.
No Comments